员工私车公用报销制度（参考）

为规范私车公用报销工作，降低企业运营成本，提高资源利用效率，确保报销流程的透明、公正及合规性，根据国家相关法规及公司内部管理要求，特制定私车公用报销制度。本制度旨在明确报销的标准、流程及监督机制，保障员工合法权益，促进企业的可持续发展。

一、报销依据与适用范围

私车公用的报销标准依据国家相关规定及公司财务管理要求，适用于所有在公司正式任职的员工，包括全职员工、兼职员工及临时员工。私车公用报销适用于因公出差、外勤工作、参加会议、培训等公务活动中使用个人车辆的情况。员工在执行公务时，使用个人车辆并向公司申请报销的行为，需遵循本制度。

二、报销标准

1. 公里数标准：报销标准为每公里X元（具体金额根据公司年度财务预算及市场油价调整）。里程数按照实际最短线路计算，往返路程按双倍里程计算。员工在进行公务出行前，需向部门主管报备预计公里数，出行后如实记录实际行驶公里数，并保留相关凭证。

2. 油费报销：油费按照实际加油凭证报销，需提供完整的加油发票。员工应确保加油发票的真实性和准确性，不得虚报或伪造票据。

3. 过路费及停车费：因公务产生的过路费、停车费需提供发票，按照实际发生的费用报销。员工应妥善保管相关票据，以便报销时提供证明。

4. 最高限额：每次因公出行的报销总额不得超过公司设定的上限（需依据年度预算进行调整）。公司将对报销总额进行严格控制，避免过度报销。

三、报销流程

1. 出行前申请：员工在出行前需填写《公务出行申请表》，说明出行目的、时间及预计公里数，提交给部门主管审批。部门主管需审核出行申请的合理性与合规性，并在申请表上签字确认。

2. 出行后报销：出行结束后，员工需如实记录实际行驶公里数及相关费用，保留所有报销凭证（如加油发票、过路费票据等）。然后填写《私车公用报销申请表》，附上所有相关凭证，并提交部门主管进行审核。

3. 审核与支付：部门主管对报销申请进行审核，确认无误后签字，交至财务部。财务部对报销申请进行最终审核，确认符合报销标准后，进行支付。财务部将在下一个发薪周期内，将报销款项支付至员工指定账户。

4. 不予报销情况：对于不符合报销标准的申请，财务部应出具《不予报销通知单》，并说明理由。员工如对报销流程或标准有异议，可向人力资源部或财务部提出反馈，由相关部门进行调查与处理。

四、特殊规定

1. 已婚职工分居两地：已婚职工与其配偶或未成年子女分居两地的，如符合私车公用条件且经公司批准，除每月凭过路过桥费和油费发票报销往返公司与其配偶或未成年子女常居地之间四次合理费用外，每月还可额外报销公务活动费一定金额（如100元）。油费按往返公司与其配偶或未成年子女常居地之间最近路程每公里一定标准（如1元）核报。

2. 县市内出差：已享受上述分居两地报销待遇的人员，在其工作单位所在地县市内出差时，不再派用公车，也不再报销出租车票或其他公交车票。

3. 县（市）外出差：因公去单位所在地县（市）外出差的，原则上应乘坐公共汽车或火车。确需借用私车时，只准报销过路过桥费和油费，油费按每公里一定标准（如1元）核报，其他费用不予报销。

五、责任与监督

1. 员工责任：员工应遵守本制度规定，如实申报报销费用，不得虚报或伪造票据。员工对报销费用的真实性和准确性负责。

2. 部门主管责任：部门主管需认真审核报销申请的合理性与合规性，确保报销费用的真实性和准确性。对审核不严或违规审批的行为，将追究相关责任人的责任。

3. 财务部责任：财务部负责报销申请的最终审核及费用的支付，并定期对私车公用的报销情况进行统计与分析。财务部应确保报销流程的规范性和透明度，对不符合报销标准的申请进行拒付，并出具相关通知。

4. 制度监督：公司将定期对私车公用报销制度的执行情况进行检查，确保各项流程的规范性与透明度。对发现的问题及时整改，对违规行为进行严肃处理。

六、违规处理

如发现员工存在虚报、伪造票据等违规行为，公司将依照相关规定给予严肃处理。处理措施包括但不限于：追回违规报销款项、给予警告处分、扣除绩效奖金、解除劳动合同等。公司将坚决维护报销制度的严肃性和公正性，确保公司利益不受损害。

七、附则

1. 解释权：本制度由人力资源部与财务部共同解释。

2. 实施日期：本制度自发布之日起正式生效。

3. 评估机制：公司将每年度对私车公用报销制度进行评估，收集员工反馈和执行情况，确保制度的适应性和有效性。对需要调整和完善的内容及时进行修订和更新。

4. 其他规定：本制度未尽事宜，由公司根据实际情况进行补充和完善。员工应遵守公司其他相关规定，确保报销工作的规范性和合规性。

私车公用报销制度的制定和实施，对于规范公司报销流程、降低运营成本、提高资源利用效率具有重要意义。公司将持续关注和评估制度的执行情况，不断优化和完善相关制度，确保公司的可持续发展和员工的合法权益得到保障。同时，员工也应自觉遵守制度规定，如实申报报销费用，共同维护公司的良好形象和利益