老板慷慨地将自己的车辆停放在公司，提议大家在办公时可以借用他的汽车。这一举措无疑为大家的工作带来了极大的便利，然而，随之而来的问题也层出不穷：由于公司本身并未配备公务用车，因此所产生的相关费用该如何妥善处理？油费又该如何计算和分摊呢？这些疑问不禁萦绕在每位员工的心头。近日，税务局针对这些问题给出了明确的回复，让我们一起探寻答案。

问题内容：

公司没有配备公务用车，但员工出差时产生了加油费，是否可以用油票进行报销？

税局答复：

根据《国家税务总局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法>的公告》的规定，税前扣除凭证是企业在计算企业所得税时，用于证明与取得收入有关的合理支出实际发生的各类凭证。这些凭证在管理中需遵循真实性、合法性和关联性原则。对于公司名下无车而员工产生的加油费，若该业务不真实，则取得的加油费发票不能用于税前扣除和报销。

实际情况中，可能存在“私车公用”的情况，即员工使用私家车外出办公。但这种情况下，报销加油费需满足一系列前提条件，并非简单的加油费发票就能报销。同时，若企业员工在报销时随意使用替票行为，如用其他发票代替加油费发票，这种行为不仅涉嫌接受“虚开发票”，还会面临税务稽查的风险，包括补税、罚款以及滞纳金等处罚。

因此，建议公司在处理此类问题时需谨慎，若没有把握处理好，最好不要轻易报销加油费。同时，若员工开私家车外出办公并需要报销相关费用，应确保签订租车合同等必要手续，以确保报销的合理性和合法性。
企业员工开私家车外出办公已成为常态，由此产生的燃油费、过路费及停车费等支出，企业应如何妥善处理？是实报实销还是另有规定？针对这一问题，税务部门给出了明确回复。
当企业因工作需要租用个人车辆并支付相关费用时，这属于租赁行为。对于这类租赁费用，只要企业能提供有效凭证，便可在企业所得税前进行扣除。然而，若企业与个人未签订租赁合同便支付费用，则该费用不得在企业所得税前列支，同时员工所得需按照“工资薪金所得”项目缴纳个人所得税。

为确保合规报销，企业与个人应签订租赁合同或协议，明确租金及支付方式。在租赁期间发生的汽油费、过路费和停车费等，在取得真实合法有效凭证的基础上，同样允许税前扣除。但请注意，车辆保险费、维修费等应由个人负担的费用，不得在企业所得税前扣除。

为避免税务风险，员工在开私家车外出办公时，应确保与公司签订租车协议。若未签订或签订的是零元租金协议而强行开票报销，可能面临企业相关费用无法税前扣除的风险，同时个人也可能需按照“工资薪金所得”项目缴纳个人所得税。

那么，私车公用究竟涉及哪些税费呢？企业又该如何规避税务风险呢？关键在于签订租赁合同并明确车辆使用情况和费用分摊方式。这样不仅能为后续税务审查提供有力证据，还能确保企业与员工的利益得到保障。

建立健全相关制度

企业应制定一套完善的公务用车制度，确保每次车辆使用都有详细记录，清晰区分个人消费与企业费用。同时，员工需向企业提供汽车租赁发票，作为费用报销的依据。

规范财务核算

在私车公用费用的税前扣除方面，企业必须规范财务核算流程，确保相关费用不混淆，不得将员工个人应承担的费用转嫁给企业。

接下来，我们探讨私车公用所涉及的税费问题。
个人所得税
在个人所得税方面，若企业以实报实销方式支付员工车辆支出，且未将相关补贴视为个人收入进行纳税申报，则可能涉及税务风险。根据相关法规，因公务用车制度改革而向员工支付的现金或报销款，应视为公务用车补贴收入，并按照“工资薪金”项目计征个人所得税。若企业以租赁方式使用员工车辆，则相关收入应按照“财产租赁所得”申报个人所得税。

增值税
个人提供应税服务，若销售额未超过增值税起征点，则可免征增值税；若超过起征点，则需全额计算并缴纳增值税。对于按次纳税的情况，起征点为每次（日）销售额300-500元（含本数）。这意味着，个人单次销售额在500元以下时，可以不用提供发票；而超过500元时，则需要向税务机关申请代开发票，并缴纳3%的增值税（目前享受1%的税收优惠）。

对于经常代开发票的自然人，若办理了税务登记或临时税务登记，可以享受小规模纳税人月销售额10万元以下的免税政策。

当然，在缴纳增值税的同时，还需缴纳相应的增值税附加税费，包括城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加。不过，附加税可以享受六税两费减半的优惠政策。

企业所得税（针对企业而言）
企业所得税的关键在于私车公用所产生的费用是否能在税前抵扣。若企业因业务需要租用员工或老板的车辆，并在签订租赁合同、取得车辆租赁发票的情况下，与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出，均可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。但需注意，若未取得合法有效的发票或相关费用不属于企业本身经营发生，而是员工或老板的个人费用，则不得在计算应纳税所得额时扣除。

印花税
对于个人与企业之间签订的车辆租赁合同，立合同人应按照租赁金额的千分之一缴纳印花税。同时，值得注意的是，附加税可以享受六税两费减半的优惠政策。
会计哥将其名下车辆租给企业，月租金为含税2000元（合同未进行价税分离）。在税务机关代开发票时，会计哥需要缴纳的税费包括：增值税8元，附加税费19元（基于城建税7%计算），以及印花税1元。此外，还需缴纳个人所得税26元。由于车辆使用权已转移至企业，因此使用过程中的费用可开具企业名称发票并正常入账抵扣。若费用能取得合格增值税抵扣凭证，企业可进行认证抵扣。接下来，我们将探讨私车公用时选择不同方案对纳税的影响。

方案一：

简单直接，便于财务核算与管理。但补贴与工资合并计税，可能增加个税负担，甚至出现补贴不足以抵扣个税的情况。

方案二：

实报实销，清晰易懂。但存在业务真实性难以确认、制度不健全及票据真实性问题，可能导致税务风险，如企业所得税不能税前扣除、个人所得税未代扣代缴等。

方案三：

无需缴纳个税，成本费用可据实扣除，无企业所得税调增风险，且符合条件的进项税可抵扣。但适用于大型企业且用车多，实际操作可能面临财务工作量增加及代扣代缴个人租赁业务所得税的挑战。

同时，若双方签订无租金租赁合同，可能面临以下税务风险：
税务机关可能认为无租金租赁协议不具公允性，从而核定租金；部分税务机关可能认为无租金情况下车辆费用仍应归个人，不得计入公司费用。

通过上述分析，相信您已对哪种方式更利于企业有了明确的认识。接下来，我们附上私车公用的协议模板，供您参考。
租赁期限自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止。

合同期满后，在同等条件下，甲方享有续约优先权，并可根据实际需求进行调整和增减，乙方应给予支持。

关于租金及相关费用的支付，甲、乙双方达成以下约定：

基本租金为人民币XX元/月。
附加租金方面，甲方在收取汽车租金时，将根据国家税收相关规定开具增值税发票并缴纳相应税费，包括个人所得税等，具体金额以完税凭证为准。
上述租金已包含汽车的车辆购置税、折旧费、保险费及维修费。
租赁期内汽车使用过程中产生的汽油费、过路过桥费和停车费由乙方承担。甲方在发生上述支出时，需提供真实、合法、有效的发票等凭证。
租金支付采用先付后用方式，即每年（合同年）支付一次。首期租金应在本合同签订后XX天内支付给甲方，后续每期租金则在上期已付租金所覆盖的租期届满前XX日内向甲方支付。

甲方需承担以下权利义务：

确保交付乙方的汽车性能良好，符合道路运输要求，并具备相关运营许可手续。如因汽车质量及权利瑕疵导致乙方损失，甲方应负责赔偿。
在为乙方办公期间使用私人车辆的，非因乙方原因造成的人身或财产损失由甲方自行承担。
非在乙方办公期间使用私人车辆所造成的一切损失由甲方自行承担。
未经乙方同意，不得将提供给乙方的车辆转租或转卖他人。

乙方需承担以下权利义务：

租赁期间负责汽车的日常维护保养，确保正常使用功能，并承担汽车故障时的维修费用。
有权要求甲方协助处理车辆保险事故、修理受损车辆以及进行正常保养和年检等事宜。
在租赁期内，经甲方同意，乙方可以对租赁的汽车进行外观装饰或设备添附。租赁期满后，添附物的所有权归乙方所有，若添附物不能拆除或拆除后会对租赁物造成损害，双方应协商处理。租赁期满或合同解除后，乙方有权将租赁物上的一切企业标识及注册商标标识予以覆盖或拆除。
租赁期间，乙方未经甲方同意，不得将租赁车辆转租他人。

合同的变更与解除

经甲乙双方协商一致，可以变更或解除本合同。
若因租赁物质量及权利瑕疵导致乙方重大人身、财产损失或无法满足乙方正常使用需要，乙方有权单方面解除合同并要求甲方赔偿损失。
若乙方未履行约定的保险、交通管理、危险品安全管理等费用义务，甲方有权单方面解除合同。
甲乙双方的劳动合同终止时，甲方有权单方面解除本合同。
任何一方单方解除合同的，应书面通知另一方。

违约责任

在租赁期内，非因乙方原因导致汽车无法正常使用，甲方应赔偿乙方全部损失。
甲方在租赁期内无理由解除合同，除返还剩余租金外，还应赔偿乙方损失。
若乙方在租赁期届满前30日未提出书面续租要求，或因乙方原因未在租赁期届满前签订书面续租合同，乙方应支付1万元违约金。

争议解决方式

双方在履行合同过程中如遇分歧，应首先协商解决；协商不成时，可向相关仲裁委员会申请仲裁。

通知条款

涉及双方权利义务的事宜，双方应以书面形式通知，并确保送达至合同中列明的地址。
若甲乙双方的通讯地址发生变更，应在变更后的十日内以书面形式通知对方。若未履行此通知义务，则相对方按照原通讯地址发出的通知仍视为有效送达。

其他

对于本合同中未涉及的事项，双方可参照国家相关法律、法规的规定，共同商讨并制定补充协议，该补充协议与本合同具有同等的法律效力。

本合同自双方签字并盖章之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份。

在执行本合同过程中，若出现任何争议或纠纷，双方应首先尝试友好协商解决；若协商无果，可向合同签订地的人民法院提起诉讼。